Araç Tahsis İşlemleri Sık Sorulan Sorular

ÜNİVERSİTEMİZDE “GEZİ ARACI” TAHSİSİ SÜRECİ NASILDIR ?

Üniversitemize bağlı Fakülte ve Yüksekokullar ile idari birimlerinde “Uygulamalı Arazi Dersleri, Teknik Geziler, Staj Amaçlı Geziler, Toplantı ve Seminerlere Katılım v.b.” geziler için ihtiyaç duyulan Gezi Araçlarının temini, Daire Başkanlığımız tarafınfdan yapılmaktadır. Bu iş için bir sonraki yılın Bütçe ödenekleri çerçevesinde, Ekim-Kasım aylarında "Yıllık Toplam Km ve Km Birim Fiyatı" üzerinden ihaleye çıkılarak araç kiralaması yapılır ve yıllık maliyetler ile kullanılacak toplam km miktarı belirlenir. Okullarda kurulan "Bölüm Öğrenci Toplulukları" ile doğrudan Daire Başkanlığımıza bağlı olarak kurulan "Genel Öğrenci Toplulukları" için farklı tahsis süreçleri izlenir.

 

SAKARYA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ OKUL/BİRİM VE ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI

               GEZİ ARACI TALEP VE GEREKELERİ AÇIKLAMA TABLOSU

GEZİ TÜRÜ	AÇIKLAMALAR
Arazi Dersi Gezileri	Üniversite öğrencilerinin eğitim-öğretim aldıkları bölümlerde gördükleri dersler ve konularla ilgili (Coğrafik, jeolojik, sismografik, tarihi yer ve yapılar v.b.) yerinde inceleme amacıyla gerçekleştirdikleri gezilerdir.
Uygulamalı Ders/Staj Gezileri	İlgili okul veya bölümdeki derslik, makine-teçhizat veya ekipman yetersizlikleri ya da uygulama kolaylığı gibi nedenlerle, dış kurum veya kuruluşların yeterli imkanlara sahip atölye, laboratuvar v.b. birimlerinde gerçekleştirecekleri mesleki eğitim dersleri için yaptıkları gezilerdir.
Teknik Geziler	Öğrencilerin eğitim-öğretim gördükleri alanlarla ilgili olarak gerek üretim sektöründe gerekse de hizmet sektöründeki kurum, kuruluş, şirket, fabrika, rafineri veya şantiyelere (v.b. yerlere) yaptıkları ve yerinde pratik araştırma-inceleme imkanı sağlayan gezilerdir. Bu tür geziler öncesinde ilgili kurum/kuruluş/fabrika v.b’den “Davet” yazısı alınması ve Talep yazısı ekinde SKS Dai. Bşk’na bildirilmesi gerekmektedir.
Sportif Kafile Gezileri	Üniversitemizi veya Üniversitemize bağlı bir okulu temsil etmek amacıyla kurulmuş olan muhtelif spor takımlarının (sportif öğrenci topluluklarının) il içi veya il dışı müsabaka veya yarışmalara katılmak için yaptıkları gezilerdir. Ayrıca SKS Daire Başkanlığına bağlı Kültür Şube Müdürlüğü tarafından düzenlenen “Doğa Yürüyüşü” organizasyonları da bu kapsamdadır.
Toplantı Gezileri	Kongre, Konferans, Seminer, Fuar, Festival, Bienal v.b. etkinliklere katılım amacıyla gerçekleştirilen gezilerdir. (Siyasal Miting-Yürüyüş, Müzik Festivalleri v.b. etkinliklere katılım için araç verilmez).
Diğer Geziler	Özellikle “Öğrenci Toplulukları”nın kuruluş tüzüklerinde yer alan amaç ve hedeflerine uygun (kendi düzenledikleri veya diğer üniversitelerdeki paydaş öğrenci toplulukları tarafından düzenlenen mesleki, sosyal ve kültürel kişilik ve gelişimlerine katkı sağlayacak) etkinliklere katılım amacıyla yapacakları geziler bu kategoride yer alacaktır.
Yasak Geziler	Piknik amaçlı veya Turistik, Kültürel v.b. geziler kesinlikle yasaktır. Topluluklar, tüzüklerinde yer alan amaç ve hedefleriyle örtüşmeyen gezi taleplerinde bulunamazlar. Futbol, basketbol v.b. takımların iç saha veya deplasman maçlarına katılım v.b. durumlar için de araç talep edilmeyecektir (Sportif Topluluklar hariç). Köy Okullarına Yardım, Sosyal Sorumluluk, TEMA v.b. gibi toplulukların haricinde, diğer toplulukların köy okulu ve öğrencilerine yardım, Sosyal Hizmetler Çocuk Esirgeme Kurumu’na bağlı yurt, yuva, kreş, huzurevi v.b. yerleri ziyaret amaçlı gezi talepleri, ağaç veya fidan dikme amaçlı talepleri kesinlikle karşılanmayacaktır

ÖNEMLİ NOT:

1-Özellikle İl dışı gezilerde Gezi Aracı Talep Formu’na ek olarak mutlaka Gezi Aracı Katılım Listesi düzenlenecek ve Talep Dilekçesi ekinde geziden en az 3 gün önce SKS Dai. Bşk.’na iletilecektir.

2- Bölümler ve Öğrenci Toplulukları tarafından düzenlenen gezilerde,  katılımcıların mutlak surette o bölümün öğrencileri veya ilgili topluluğun üyeleri olması zorunludur. Birden fazla sayıdaki Bölüm Topluluğu veya Genel Topluluk, biraraya gelerek ortak gezi ve araç talebinde bulunabilirler.

 

OKULLAR VE BÖLÜM TOPLULUKLARI İÇİN GEZİ ARACI TALEP VE TAHSİS SÜRECİNDE NELER YAPILMASI GEREKİR ?

1. Aralık ayı sonuna kadar tüm birimlerden yıl içinde ihtiyaç duyacakları “Gezi Aracı Talepleri”, birer üst yazı ile (gerekçeleriyle) Daire Başkanlığımıza iletilir.
2. Üst Yönetimin Birimnler bazında uygun gördüğü km miktarları yıllık kontenjanlar olarak birimlere bildirilir.
3. Birimler, kendi kontenjanlarını aşmadan ve dönemsel dengelere dikkat ederek, her gezi aracı için (Gezi tarihinden en az 10 gün önce) ayrı birer "Araç Talep Formu (00.SKS.FR.17/A)"  (SKS web sayfasından) doldurmak suretiyle Daire Başkanlığımızdan talepte bulunurlar
4. Daire Başkanlığımızda yapılan Birim Km Kontenjanı kontrolünden sonra, uygun görülen talepler Yüklenici Firmaya bildirilir.
5. Yüklenici Firma, Talep Formunda kimlik bilgileri yer alan “Araç Sorumlusu” ile (en geç geziden bir önceki akşama kadar) irtibat kurarak koordinasyonu sağlar.
6. Fabrika ve Şantiye gezileri ile (1 gece veya daha fazla) her türlü il dışı (konaklamalı-konaklamasız) gezilerde katılımcıların sigortalanması veya Emniyete bildirilmesi gerektiğinden, “Araç Talep Formu” ile birlikte “Gezi/Etkinlik Aracı Öğrenci/Personel Katılım Tablosu (00.SKS.FR.17/C)” da doldurularak en az 3 (Üç) gün öncesinden Daire Başkanlığımıza iletilecektir. Tüm geziler için “Katılım Tablosu” aynı zamanda araçta da (son haliyle) doldurulacak ve gezi bitiminde Araç Tahsis Formu(00.SKS.FR.17/B)” ile birlikte Firma çalışanına teslim edilecektir.
7. Firma, her araçta 2 (İki) adet “Gezi Aracı Tahsis Formu” ve 1 (Bir) adet “Gezi/Etkinlik Aracı Öğrenci/Personel Katılım Tablosu” bulunduracak ve bu formları gezi öncesinde “Araçtan Sorumlu Öğrenci/Personel”e teslim edecektir. Araçtan Sorumlu Personel geziye katılan tüm personel veya öğrencilerin bilgilerini gezi başlangıcında “Gezi/Etkinlik Aracı Öğrenci/Personel Katılım Tablosu”na yazarak şoföre teslim edecektir. Ayrıca, “Araçtan Sorumlu Öğrenci/Personel” Araç Tahsis Formlarının ilgili kısımlarını gezi başlangıcında dolduracak, ilk hareket öncesinde “Araç Başlangıç Km”sini kontrol edecek, gezi bitiminde ise “Bitiş Km”sini ve “Toplam Km” miktarını yazarak imzalayacak ve sonrasında Formların birini araç şoförüne teslim edecek, diğerini okul idaresine iletecektir. Okul/Birim Km kontenjanları (00.SKS.FR.18/A) ve üniversitemiz toplam Km kontenjanı (00.SKS.FR.18/B)  bu tablolar üzerinden takip edilecektir. Yine Gezi Aracı Kiralamalarına ilişkin “Hakediş Bedeli (00.SKS.FR.17/D)” de bu tablolar üzerinden düzenlendiği için, tabloların eksiksiz olarak doldurulup ilgililer tarafından imzalanması çok önemlidir.  

​DİKKAT: Akademik birimler, Bölüm topluluklarının taleplerini de kendi toplam km kontenjanlarından karşılayacaktır. Bölüm veya Topluluk taleplerinin, bölüm veya topluluk amaç ve faaliyetleriyle örtüşüyor olmasına dikkat edilmelidir. Her Okul/Bölüm kendisine verilen km kontenjanını takip ederek, kontenjanı aşmayacak şekilde talepte bulunacaktır. Piknik, Doğa Yürüyüşü, Turistik veya Kültürel Gezi gibi faaliyetler için Araç Tahsisi yapılmayacaktır. Kontenjanı aşan talepler kesinlikle karşılanmayacaktır.

 

ÜNİVERSİTE BAZINDA FAALİYET GÖSTEREN GENEL ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI İÇİN GEZİ ARACI TALEP VE TAHSİS SÜRECİNDE NELER YAPILMASI GEREKİR ?

1.  Talepler, doğrudan SKS Daire Başkanlığına yapılacaktır.
2. Talep yazısı, Topluluk Akademik Başkanının imzası ile yazılacak ve ekinde mutlaka “Araç Talep Formu(00.SKS.FR.17/A)” yer alacaktır.
3. Gezi Aracı Taleplerinin, Topluluk Tüzüğünde yer alan amaçlarla uyumlu bir faaliyet için yapılması gerekmektedir (Piknik, Doğa, Turistik Veya Kültürel Gezi gibi faaliyetler için Araç Talebinde bulunulmayacaktır).
4. Topluluklar, her gezi aracı için (Gezi tarihinden en az 10 gün önce) ayrı birer "Araç Talep Formu (00.SKS.FR.17/A)" (SKS web sayfasından) doldurmak suretiyle doğrudan Daire Başkanlığımızdan talepte bulunacaklardır.
5. Daire Başkanlığımıza iletilen Talepler için, Kültür Şube Müdürlüğümüz tarafından Rektörlükten “Etkinlik Oluru” alınır. Rektörlükçe uygun görülen etkinliklere ilişkin talepler Firmaya bildirilir ve araç tahsisi yapılır.
6. Fabrika ve Şantiye gezileri ile (1 gece veya daha fazla) her türlü il dışı (konaklamalı-konaklamasız) gezilerde katılımcıların sigortalanması veya Emniyete bildirilmesi gerektiğinden, “Araç Talep Formu ” ile birlikte “Gezi/Etkinlik Aracı Öğrenci/Personel Katılım Tablosu (00.SKS.FR.17/C)” da doldurularak en az 3 (Üç) gün öncesinden Daire Başkanlığımıza iletilecektir. Tüm gezilerde “Katılım Tablosu” aynı zamanda araçta da (son haliyle) doldurulacak ve gezi bitiminde Araç Tahsis Formu (00.SKS.FR.17/B)” ile birlikte Firma çalışanına/şoföre teslim edilecektir.
7. Yüklenici Firma, Talep Formunda kimlik bilgileri yer alan “Araç Sorumlusu” ile (en geç geziden bir önceki akşama kadar) irtibat kurarak koordinasyonu sağlar.
8. Firma, her araçta 2 (İki) adet “Gezi Aracı Tahsis Formu” ve 1 (bir) adet “Gezi/Etkinlik Aracı Öğrenci/Personel Katılım Tablosu” bulunduracak ve bu formlar gezi öncesinde “Araçtan Sorumlu Öğrenci/Personel”e teslim edilecektir. Araçtan Sorumlu Personel geziye katılan tüm personel veya öğrencilerin bilgilerini gezi başlangıcında “Gezi/Etkinlik Aracı Öğrenci/Personel Katılım Tablosu”na yazarak şoföre teslim edecektir. Ayrıca, “Araçtan Sorumlu Öğrenci/Personel” Araç Tahsis Formlarının ilgili kısımlarını gezi başlangıcında dolduracak, ilk hareket öncesinde “Araç Başlangıç Km”sini, gezi bitiminde ise “Bitiş Km”sini ve “Toplam Km” miktarını yazarak imzalayacak ve sonrasında Formların birini araç şoförüne teslim edecek, diğerini SKS Daire Başkanlığına iletecektir. Birim Km kontenjanları ve Gezi Aracı Kiralamalarına ilişkin “Hakediş Bedeli” bu tablolar üzerinden düzenlendiği için, tabloların eksiksiz olarak doldurulup ilgililer tarafından imzalanması çok önemlidir. 

                    DİKKAT:

-Araçtaki “Tahsis Formu (00.SKS.FR.17A) ” ile “Katılım Formu (00.SKS.FR.17B)”nu tam ve eksiksiz olarak doldurmayan Okul/Birim veya Toplulukların daha sonraki Araç Talepleri karşılanmayacaktır.

-Topluluk gezilerine, Topluluk üyesi olmayan öğrenci veya personelin katılımına izin verilmeyecektir. Katılımcılar, “Gezi Aracı Katılım Tablosu (00.SKS.FR.17C)” ile kayıt altına alınacaktır. Katılımcıların Kimlik Denetimine ilişkin tüm sorumluluk; Topluluk Akademik Başkanı ile “Araçtan Sorumlu Personele (Topluluk Öğrenci Başkanına)” aittir.